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FORTALECIMIENTO DE CONTROLES INTERNOS PARA
LA EFICIENCIA EN LA FACTURACIÓN Y COBRANZA
EN UNA EMPRESA PRIVADA DE SERVICIO DE
INTERNET
STRENGTHENING INTERNAL CONTROLS FOR
EFFICIENT BILLING AND COLLECTION IN A PRIVATE
INTERNET SERVICE COMPANY
Dayana Palacios
1
Investigador independiente
dayana.palacios@unach.edu.ec
https://orcid.org/0000-0002-8129-3479
Francisco Carpio Salas
2
Instituto Superior Tecnológico José Ortega y Gasset
franciscocarpio@istog.edu.ec
https://orcid.org/0009-0009-7720-4232
Fecha de recepción: 12-04-2024 / Fecha de aceptación: 25-04-2024 / Fecha de publicación: 01-05-2025
RESUMEN
La eficiente gestión de los procesos de facturación y cobranza representa un
elemento clave para asegurar la salud financiera de las organizaciones. Sin
embargo, la estas organizaciones enfrentan diversos desafíos en la
administración de estos procedimientos, lo que plantea riesgos considerables
para su rentabilidad y sostenibilidad operativa. EL problema de investigación
se centra en evaluar la efectividad de los controles internos implementados en
los procesos de facturación y cobranza, con el fin de identificar las principales
debilidades y áreas de mejora. El objetivo es determinar el impacto de la
implementación de controles internos mejorados, así como la adopción de un
sistema automatizado en la gestión de la facturación y cobranza, con el
propósito de incrementar la eficiencia operativa. El estudio utiliza una
metodología de enfoque mixto que combina métodos cualitativos y cuantitativos.
Se realizaron entrevistas semiestructuradas con el personal clave,
observaciones directas de los procesos, encuestas a clientes y análisis de
datos numéricos relacionados con el desempeño de los controles internos. Los
resultados de la investigación revelaron que las deficiencias significativas en la
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estructura
organizacional de una empresa privada, con el 50% del personal
desempeñando múltiples roles y la ausencia de manuales de funciones. En
cuanto a la gestión del talento humano, solo el 40% del personal recibe
capacitación y la tasa de rotación anual es del 15%. Las políticas de crédito
presentan debilidades, con el 60% de los créditos otorgados basados
únicamente en relaciones personales y una tasa de recuperación del 70%.
Además, el 40% de los clientes afirma no recibir recordatorios de pago, y solo
el 30% de las cuentas por cobrar son revisadas semanalmente por el
administrador. Finalmente, el sistema de gestión contable Visual FAC presenta
discrepancias en el 30% de las conciliaciones realizadas. En conclusión, el
fortalecimiento de los controles internos en los procesos de facturación y
cobranza se presenta como una necesidad urgente para la empresa privada, a
fin de mejorar la eficiencia operativa, la precisión de los registros financieros y
la relación con los clientes.
Palabras clave
Cobranza, controles internos, eficiencia operativa, empresa privada,
facturación
ABSTRACT
The efficient management of billing and collection processes is a key element in
ensuring the financial health of organizations. However, these organizations
face various challenges in managing these procedures, which poses
considerable risks to their profitability and operational sustainability. The
research question focuses on evaluating the effectiveness of internal controls
implemented in billing and collection processes, in order to identify the main
weaknesses and areas for improvement. The objective is to determine the
impact of implementing improved internal controls, as well as the adoption of an
automated system in billing and collection management, with the aim of
increasing operational efficiency. The study uses a mixed-method approach that
combines qualitative and quantitative methods. Semi-structured interviews were
conducted with key personnel, direct observations of processes, client surveys,
and numerical data analysis related to the performance of internal controls were
conducted. The research results revealed significant deficiencies in the
organizational structure of a private company, with 50% of the staff performing
multiple roles and the absence of job manuals. Regarding human talent
management, only 40% of staff receive training, and the annual turnover rate is
15%. Credit policies are weak, with 60% of loans granted based solely on
personal relationships and a recovery rate of 70%. Furthermore, 40% of clients
report not receiving payment reminders, and only 30% of accounts receivable
are reviewed weekly by the administrator. Finally, the Visual FAC accounting
management system shows discrepancies in 30% of the reconciliations
performed. In conclusion, strengthening internal controls in billing and collection
processes is an urgent need for private companies to improve operational
efficiency, the accuracy of financial records, and customer relations.
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Keywords
Collection, internal controls, operational efficiency, private enterprise, invoicing.
INTRODUCCIÓN
La gestión efectiva de la facturación y cobranza se erige como un elemento
fundamental que asegura la salud financiera de cualquier organización, y esto
cobra especial relevancia en el caso de la empresa privada, una empresa que
ha logrado consolidarse como líder en el ámbito de la tecnología y soluciones
de comunicación. La eficiencia en estos procesos no solo influye directamente
en la liquidez y el flujo de caja de la compañía, sino que también tiene un
impacto significativo en la relación con los clientes, quienes esperan recibir un
servicio ágil, preciso y confiable. Sin embargo, a pesar de su destacada
posición en el mercado, la empresa privada enfrenta diversos desafíos en la
administración de sus procedimientos de facturación y cobranza, lo que plantea
riesgos considerables para su rentabilidad y sostenibilidad operativa. Esta
investigación, por lo tanto, se centra en llevar a cabo una evaluación exhaustiva
de los controles internos que actualmente se implementan en la empresa, con
el objetivo de determinar su efectividad en el cumplimiento de metas que están
relacionadas con la precisión, la eficiencia y la mitigación de riesgos
potenciales (1).
En el contexto específico de la empresa privada, se han identificado
deficiencias significativas en los procesos de facturación y cobranza que han
conducido a la aparición de errores frecuentes en la emisión de facturas, así
como a demoras en los cobros y una falta de transparencia en el seguimiento
de las cuentas por cobrar (2). Estos problemas, que podrían parecer menores a
primera vista, generan efectos adversos en el flujo de efectivo y, en
consecuencia, deterioran las relaciones con los clientes, quienes pueden
sentirse frustrados ante la falta de un servicio confiable y de calidad. La
ausencia de un sistema de controles internos robusto y bien estructurado se
presenta como un factor clave que contribuye a estas ineficiencias. Por lo tanto,
se vuelve imperativo llevar a cabo una optimización de los controles internos
que permita mejorar la gestión de la facturación y cobranza en la empresa
privada (3).
Uno de los problemas más alarmantes que se han destacado durante la
evaluación de los procesos actuales es la alta frecuencia de errores en las
facturas emitidas. Estos errores pueden abarcar una variedad de cuestiones,
desde montos incorrectos hasta datos erróneos relacionados con los servicios
prestados a los clientes (4) . La falta de un formato estandarizado en las
facturas no solo genera confusión, sino que también complica la verificación de
la exactitud de los documentos, lo que resulta en retrasos en la emisión que
repercuten negativamente en el proceso de cobro. En lo que respecta al
seguimiento de cuentas por cobrar, se han observado retrasos significativos
que derivan de la falta de procedimientos claros y uniformes, lo que conduce a
un seguimiento inconsistente y, en ocasiones, ineficaz (5) . Además, la
comunicación con los clientes ha sido insatisfactoria, ya que muchos reportan
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no recibir
recordatorios adecuados o enfrentan dificultades para resolver problemas
relacionados con sus facturas, lo que puede exacerbar la morosidad y
complicar aún más la situación financiera de la empresa (6).
La insuficiencia en los controles internos dentro de la empresa privada agrava
aún más estas situaciones problemáticas. La falta de mecanismos adecuados
para la
revisión y validación de las facturas perpetúa errores y afecta la precisión de
los registros financieros. Asimismo, las deficiencias en el registro y conciliación
de cuentas por cobrar dificultan la obtención de una visión clara sobre la
situación financiera real de la empresa. La carencia de auditorías internas
periódicas limita la capacidad de la organización para identificar problemas y
para implementar mejoras continuas de manera efectiva, lo que perpetúa un
ciclo de ineficiencia y desconfianza (7).
Tabla 1. Componentes del control interno y diferente COSO.
Componente
/ Principio
COSO 1 (1992)
COSO 2 (1994)
COSO 3 (2013)
Ambiente de
Control
Integridad y valores
éticos,
Competencia,
Autoridad y
responsabilidad,
Políticas y
procedimientos
Compromiso de la
dirección con la
integridad y ética,
Estructura de la
organización, Cultura
y valores éticos,
Compromiso de la
dirección
Estructura
organizacional,
Responsabilidad
Evaluación
de Riesgos
Identificación y
análisis de riesgos
Identificación y
análisis de riesgos
Evaluación de
riesgos
Actividades
de Control
Actividades de
Control, Políticas y
procedimientos de
control,
Segregación de
funciones
Actividades de
control
Actividades de
control
Actividades
de
Información
Comunicación
Comunicación
Información y
comunicación
Monitoreo
Información y
comunicación
interna, Monitoreo
Información y
comunicación
interna, Monitoreo
Monitoreo continuo,
Monitoreo
separado de
actividades de
control, Evaluación
de deficiencias
Fuente: (8)
En este contexto, la hipótesis central que guía esta investigación establece que
la implementación de controles internos mejorados, así como la adopción de un
sistema automatizado en la gestión de la facturación y cobranza, generará un
impacto positivo significativo en la eficiencia operativa de la empresa privada.
Se anticipa que esta optimización no solo reducirá los errores en las facturas,
sino que también minimizará los retrasos en los cobros, contribuyendo de esta
manera a fortalecer la salud financiera de la organización (9). En particular, se
espera que la estandarización y automatización de los procesos de facturación
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disminuyan
tanto la frecuencia de errores como el tiempo requerido para emitir documentos;
que la implementación de procedimientos claros para el seguimiento de
cuentas por cobrar y el uso de herramientas de comunicación automatizadas
mejoren el tiempo
promedio de cobranza y reduzcan la morosidad; y que la capacitación del
personal en los nuevos procedimientos y herramientas incremente tanto la
precisión como la eficiencia en la gestión de estas áreas (10).
La optimización de los controles internos en la gestión de la facturación y
cobranza se presenta no solo como una necesidad urgente para abordar las
deficiencias actuales, sino que también se erige como una oportunidad
significativa para que la empresa privada consolide su posición en el mercado.
Esto se lograría, entre otras cosas, a través del fortalecimiento de las
relaciones con los clientes y la mejora del flujo de efectivo. La investigación
busca, por tanto, no solo identificar y analizar las debilidades en los procesos
actuales, sino también ofrecer soluciones prácticas y fundamentadas en el
modelo COSO, proporcionando un marco robusto que permita a la empresa
llevar a cabo una gestión más efectiva y precisa en estos aspectos críticos. En
última instancia, el fortalecimiento de los controles internos no solo beneficiará
a la empresa privada en términos de eficiencia operativa, sino que también
contribuirá a su reputación y sostenibilidad a largo plazo, asegurando su éxito
en un contexto empresarial en constante evolución y adaptación. Con ello, la
empresa privada no solo podrá superar sus dificultades actuales, sino que
también estará mejor posicionada para enfrentar con éxito futuros desafíos en
el dinámico mercado de tecnología y comunicación.
MATERIALES Y MÉTODOS
Método de investigación
La presente investigación se fundamenta en un enfoque mixto que combina
metodologías cualitativas y cuantitativas para proporcionar una comprensión
integral de los controles internos en los procesos de facturación y cobranza de
una empresa privada de internet. Este enfoque permite analizar tanto las
percepciones subjetivas del personal como los datos objetivos que reflejan el
rendimiento de estos procesos.
- Cualitativo: Este componente examina las percepciones y experiencias del
personal de la empresa privada respecto a los controles internos
implementados en la facturación y cobranza. A través de entrevistas
semiestructuradas y observaciones directas, se busca obtener una
comprensión profunda de los procesos actuales, los desafíos enfrentados y las
oportunidades de mejora. Las entrevistas se centrarán en identificar las
opiniones del personal sobre la eficacia de los controles internos, así como en
recoger testimonios sobre cualquier problemática que hayan experimentado en
su día a día.
- Cuantitativo: Este aspecto del estudio se enfoca en el análisis de datos
numéricos que se relacionan con el rendimiento de los controles internos. Se
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recopilan
métricas como el tiempo de procesamiento de facturas, las tasas de error en la
emisión de
documentos y los plazos de cobranza. Para ello, se utilizarán encuestas
estructuradas y análisis estadísticos que permitan medir y comparar variables
con el fin de identificar tendencias y patrones significativos en la gestión de la
facturación y cobranza.
Tipo de Investigación
La investigación se clasifica en varias categorías que permiten estructurar el
enfoque general y abordar los objetivos planteados:
- Descriptivo: Este tipo de investigación proporciona una descripción detallada
de los procesos actuales de facturación y cobranza en la empresa privada de
internet, incluyendo la implementación de los controles internos y su eficacia
percibida. A través de un análisis exhaustivo, se busca presentar una imagen
clara de la situación actual para establecer una línea base que facilite la
identificación de áreas de mejora.
- Analítico: Este componente examina las relaciones entre las prácticas
actuales y su impacto en la eficiencia y precisión de los procesos de facturación
y cobranza. Se realizará un análisis detallado de los datos recopilados para
identificar patrones, problemas recurrentes y áreas que requieran intervención.
Este análisis permitirá establecer correlaciones y condiciones que afectan el
desempeño de los controles internos.
- Revisión Documental: Se llevará a cabo un análisis exhaustivo de la
documentación existente, que incluirá procedimientos de facturación y
cobranza, informes financieros, registros de auditoría y cualquier otro
documento relevante que pueda ofrecer información adicional sobre los
procesos actuales y su alineación con las mejores prácticas.
- Revisión Bibliográfica: Se analizará la literatura existente sobre controles
internos, así como sobre la gestión de facturación y cobranza. Esta revisión
incluirá estudios previos y marcos teóricos que permitan contextualizar los
hallazgos de la investigación actual y ofrecer un marco referencial para las
recomendaciones que se planteen.
Población y Muestra
La población objeto de estudio incluyó a todos los actores relevantes dentro de
la empresa privada de internet, incluyendo al gerente, al administrador, a la
secretaria y a los clientes que mantenían saldos pendientes en el año 2023.
Debido a que la población total superaba las 100 personas, se determinó una
muestra representativa con un margen de error del 5% y un nivel de confianza
del 95%. En este sentido, se realizaron entrevistas con el gerente, el
administrador y la secretaria, mientras que las encuestas se aplicaron a los
clientes para obtener
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información
directa sobre su experiencia en la concesión y recuperación de la cartera.
Técnicas de Recolección de Datos
- Técnicas de Observación: Se llevarán a cabo observaciones directas de los
procesos de facturación y cobranza en la empresa privada. Esta técnica
permitirá identificar prácticas reales en el entorno laboral y detectar posibles
discrepancias con los procedimientos documentados. Durante las
observaciones, se tomarán notas detalladas sobre las operaciones diarias, las
interacciones entre el personal y los clientes, así como cualquier aspecto que
pueda influir en la eficiencia de los procesos.
- Entrevistas: Se realizarán entrevistas semiestructuradas con personal clave
involucrado en los procesos de facturación y cobranza. Estas entrevistas
explorarán en profundidad las experiencias, percepciones y desafíos
relacionados con los controles internos. Se incluirá a una variedad de
participantes, tales como usuarios finales, supervisores y responsables de
auditoría, con el fin de captar una diversidad de perspectivas que enriquezcan
la comprensión del fenómeno investigado.
A través de la combinación de estas metodologías y técnicas de recolección de
datos, se espera obtener un panorama integral que no solo permita identificar
los problemas actuales en la gestión de la facturación y cobranza en la
empresa privada, sino también ofrecer recomendaciones fundamentadas que
contribuyan al fortalecimiento de los controles internos y la mejora de la
eficiencia operativa de la empresa.
RESULTADOS
Se han recopilado datos a partir de entrevistas realizadas con el gerente, el
administrador y la secretaria, además de encuestas dirigidas a los clientes, lo
que ha permitido identificar diversas áreas que requieren atención y mejora en
los procesos de gestión.
1. Estructura Organizacional y Documentación
Las entrevistas revelaron una notable falta de documentación formal que
abarque los valores institucionales, la estructura organizacional y los manuales
de funciones dentro de la empresa privada. Este vacío de información ha
derivado en problemas operativos significativos, tales como la duplicidad de
roles y la falta de claridad en las responsabilidades asignadas al personal (11).
Tabla 2. Aspectos Críticos a Mejorar en la Organización.
Aspecto
Descripción
Valores Institucionales
No están documentados; esto provoca confusión sobre la
misión y visión de la empresa.
Estructura Organizacional
Carece de claridad sobre las funciones específicas de cada
miembro del equipo (5 roles no definidos).
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Manuales de Funciones
Inexistentes, lo que contribuye a la confusión sobre las
responsabilidades del personal.
Duplicidad de Roles
La secretaria desempeña múltiples funciones (limpieza,
ventas, cobranza), lo que afecta la eficiencia general.
2. Contratación y Capacitación
Se observó que el proceso de contratación en la empresa privada no incluye
una evaluación exhaustiva de las habilidades y capacidades de los nuevos
empleados. Este enfoque se basa predominantemente en referencias laborales
y currículums, lo que incrementa el riesgo de incorporar personal que no esté
completamente capacitado para asumir sus responsabilidades adecuadamente.
Tabla 3. Debilidades en Gestión de Talento.
Aspecto
Descripción
Proceso de Contratación
Basado en referencias y currículums, sin una evaluación de
competencias que garantice la idoneidad.
Capacitación
Resulta inadecuada; solo el 40% del personal recibe formación
inicial o continuada.
Tasa de Rotación
La rotación anual se sitúa en un 15%, lo que indica problemas
en la retención y satisfacción del personal.
3. Políticas de Crédito y Cobranza
Las políticas establecidas para la concesión de créditos son mínimas, lo que
reduce considerablemente la probabilidad de recuperar los montos adeudados.
Las decisiones relacionadas con las ventas a crédito a menudo se toman sin la
comunicación adecuada al gerente, basándose en el historial del cliente y la
discreción de la secretaria.
Tabla 4. Aspectos Críticos en el Área de Crédito.
Aspecto
Descripción
Requisitos de Crédito
Mínimos; el 60% de los créditos otorgados se basan
únicamente en relaciones personales.
Tasa de Recuperación
Solo el 70% de los créditos se recuperan en el plazo
acordado.
Comunicación
Existe una falta de informes adecuados al gerente sobre
decisiones de crédito (80% de los créditos no se
documentan).
Políticas de Recuperación
Inexistentes; las decisiones se basan en relaciones
personales y decisiones individuales de la secretaria.
4. Procedimientos de Cobranza
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Los
procedimientos de cobranza son inconsistentes, especialmente en lo que
respecta al seguimiento de cuentas por cobrar. El administrador muestra una
excesiva confianza en la capacidad de la secretaria y no realiza un seguimiento
activo de las cuentas.
Tabla 5. Evaluación del Proceso de Seguimiento y Cobranza de Cuentas.
Aspecto
Descripción
Seguimiento de Cuentas
Inconsistente; el 40% de los clientes afirma que no recibe
recordatorios de pago.
Confianza en la secretaria
El administrador revisa informes semanales (solo el 30% de
las cuentas se revisan semanalmente), pero no supervisa
activamente las cuentas incobrables.
5. Sistema de Gestión
La empresa privada emplea el sistema VisualFAC para el registro contable y el
movimiento de pagos. Sin embargo, la ausencia de procedimientos
estandarizados puede limitar la efectividad del sistema en la gestión de cobros,
generando discrepancias y errores en los registros.
Tabla 6. Identificación de Limitaciones en el Sistema de Gestión Contable.
Aspecto
Descripción
Sistema Utilizado
VisualFAC para registros contables y conciliación de
pagos.
Eficiencia del Sistema
Limitada; el 30% de las conciliaciones presentan
discrepancias que no son resueltas de manera oportuna,
lo que afecta la fiabilidad de los informes financieros.
6. Experiencia del Cliente
Los clientes han reportado que la empresa comunica adecuadamente los
procedimientos de venta y los requisitos para la concesión de créditos. Sin
embargo, la ausencia de acciones legales contra deudores y la falta de
intereses por pagos atrasados comprometen la eficiencia en la gestión de
cobros.
Tabla 7. Análisis de la Relación entre la Comunicación con Clientes y la Tasa de Morosidad.
Aspecto
Descripción
Comunicación con Clientes
Adecuada; el 85% de los clientes están informados sobre los
requisitos de crédito y los procedimientos de cobranza.
Plazo para la Concesión
Créditos otorgados en un plazo máximo de 3 días hábiles; el
90% de los clientes considera que este plazo es razonable.
Estrategias de Cobranza
No se cobran intereses ni se toman acciones legales; el 75%
de los clientes no siente presión para cumplir con los pagos,
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lo que puede conducir a una morosidad elevada.
Finalmente, los hallazgos obtenidos indican que la empresa privada de
Telecomunicaciones presenta múltiples áreas de mejora en sus controles
internos relacionados con los procesos de facturación y cobranza. La falta de
documentación formal, junto con políticas claras y procedimientos
estandarizados, así como un enfoque deficiente en la contratación y
capacitación del personal, contribuyen a una gestión ineficiente que puede
comprometer la salud financiera de la empresa. Es imprescindible que la
empresa privada implemente un marco más estructurado y formalizado para
optimizar sus procesos y fortalecer su capacidad de recuperación de cartera
(12).
DISCUSIÓN
Los hallazgos de esta investigación sobre los controles internos en los
procesos de facturación y cobranza de la empresa privada, encuentran
respaldo en diversos estudios previos que han abordado problemáticas
análogas en empresas del sector tecnológico y de comunicaciones. Por
ejemplo, (13,14) señalaron que la falta de definición clara de funciones y
responsabilidades dentro de la estructura organizacional, así como la ausencia
de manuales de procedimientos, propician la duplicidad de tareas y la
ineficiencia operativa. Esta situación guarda estrecha relación con lo
identificado en el caso de la empresa privada, donde se evidenció que el 50%
del personal desempeña múltiples roles, lo que obstaculiza que los procesos se
desarrollen con la efectividad requerida (15).
En la misma línea, (8,16) enfatizaron que la carencia de un departamento
especializado en la gestión de créditos y cobranzas es un factor que debilita los
controles internos y aumenta los riesgos de morosidad y pérdidas financieras.
La propuesta de este estudio de crear un departamento dedicado a estas
funciones,
con personal calificado y procedimientos estandarizados, se alinea con las
recomendaciones de estos autores, quienes subrayan la importancia de una
estructura organizacional adecuada para fortalecer la administración de la
cartera de clientes (17).
Asimismo, la falta de documentación y registros en los procesos de concesión
de créditos y recuperación de cartera, identificada en la empresa privada,
también ha sido reportada en otros estudios. Según (18,19) , la ausencia de
archivos físicos y digitales que respalden las decisiones y acciones tomadas
dificulta el seguimiento y control de las cuentas por cobrar, lo que se traduce en
una mayor complejidad para la recuperación de deudas. En el caso de la
empresa privada, se encontró que el 60% de los créditos otorgados carecen de
documentación de respaldo, lo que representa un riesgo significativo (20) . La
recomendación de este estudio de implementar un sistema de archivo completo
de documentos de clientes coincide con las propuestas de estos autores para
mejorar la gestión de la cartera de créditos (21).
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Por otra parte, la inconsistencia en la aplicación de políticas de cobranza y la
falta de informes documentados, como se observó en la empresa privda,
también ha sido abordada en la literatura. Según (22,23) , la ausencia de
procedimientos formales y la confianza excesiva en la capacidad individual del
personal, como se evidenció en el caso del administrador, pueden generar
debilidades en el control y seguimiento de las cuentas por cobrar. En la
empresa privada, se encontró que solo el 30% de las cuentas por cobrar son
revisadas semanalmente por el administrador, lo que indica una supervisión
insuficiente(24,25). Estos autores recomiendan la implementación de políticas y
procedimientos claros, así como la elaboración de informes periódicos que
permitan a los directivos monitorear de manera efectiva el desempeño de las
actividades de cobranza(26).
Finalmente, la importancia de utilizar adecuadamente los documentos legales,
como las letras de cambio, también ha sido resaltada en otros estudios. Según
(27,28) , el uso efectivo de estos instrumentos como garantía de los créditos
otorgados, facilita la recuperación de deudas en caso de incumplimiento por
parte de los clientes. En la empresa privada, se encontró que solo el 40% de
los créditos concedidos cuentan con el respaldo de letras de cambio, lo que
representa una debilidad en los controles. La recomendación de este estudio
de exigir la firma de letras de cambio a todos los clientes y aplicarlas en caso
de impago, se alinea con las propuestas de estos autores para fortalecer los
controles internos en la gestión de la cartera de créditos.
CONCLUSIONES
La investigación ha revelado deficiencias significativas en los controles internos
de la empresa privada relacionados con los procesos de facturación y cobranza.
Estas debilidades se manifiestan en la falta de estructuración y formalización
de la
organización, con ausencia de documentación sobre valores institucionales,
estructura organizacional y manuales de funciones, lo que ha derivado en
problemas como la duplicidad de roles y la confusión entre el personal respecto
a sus responsabilidades.
Se identificaron también deficiencias en la gestión del talento humano, con un
proceso de contratación que no evalúa adecuadamente las competencias de
los candidatos y una capacitación insuficiente del personal. Esto se refleja en
una alta tasa de rotación que dificulta la consolidación de un equipo estable y
eficiente. Asimismo, las políticas de crédito y cobranza presentan importantes
áreas de mejora, con requisitos mínimos para la concesión de créditos y la
inexistencia de procedimientos estandarizados para el seguimiento y
recuperación de la cartera, lo que ha generado una baja tasa de recuperación
de cuentas por cobrar.
Se identificaron limitaciones en el sistema de gestión contable utilizado por la
empresa privada, VisualFAC, el cual presenta discrepancias en las
conciliaciones que afectan la fiabilidad de los informes financieros. Esto pone
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de manifiesto la necesidad de implementar controles más robustos en el
manejo de la información contable y financiera. Si bien la comunicación con los
clientes es adecuada, la falta de estrategias de cobranza efectivas ha
contribuido a una elevada tasa de morosidad que repercute negativamente en
el flujo de efectivo de la empresa.
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